Новые технологии работы – для удобства плательщиков страховых взносов

На вопросы ответила заместитель управляющего Отделением ПФР по Хабаровскому краю Татьяна Костюк.

Татьяна Ивановна, мы не раз слышали, что для органов ПФР края -  первоочередная задача – принимать своих клиентов в удобных и комфортных условиях. Сейчас есть хороший повод это доказать. Что сделано для того, бы очередная отчетная кампания в том числе и в г. Хабаровске прошла  успешно? 

Т.Костюк. Теперь уже можно сказать, что работа проделана немалая. Первые итоги отчетной кампании позволяют сделать выводы, что и эффект от этой работы есть. Напомню, что у работодателей была возможность изучить все тонкости ведения и сдачи новых отчетных документов на бесплатных семинарах, которые были специально с этой целью проведены во всех управлениях ПФР края в апреле - июне.

Чтобы исключить хаотичный наплыв посетителей был разработан график сдачи отчетности, где за каждым плательщиком страховых взносов закреплена определенная дата представления отчетности, которую можно посмотреть на сайте ПФР, зайдя на региональную страницу Отделения ПФР по Хабаровскому краю (http://www.pfrf.ru/ot_habar/grafiki_1_polugodie/). Там же, на сайте можно бесплатно скачать последние версии программ для страхователей.

Кроме этого, 30 июня накануне старта отчетной кампании для удобства плательщиков страховых взносов (работодателей) г. Хабаровска и Хабаровского района мы открыли новую клиентскую службу. Её новшество в первую очередь заключается в том, что для приема страхователей используются современные технологии работы с посетителями.

Что это за технологии, и как они помогают?

Т.Костюк.     Чтобы сократить очереди, обслуживание клиентов проходит по многоканальной системе. Это новая форма работы со страхователями, предусматривающая систему электронной очереди и контроль за работой специалистов, ведущих прием.

Электронная очередь позволяет оптимизировать наплыв клиентов, так как с помощью электронного табло идет диспетчеризация и управление потоком посетителей, сокращая период ожидания приема.

Клиент, получив талон с номером очереди, может использовать время ожидания с пользой. Например, протестировать расчет на выявление ошибок.  Специалист, который находится в зале ожидания, сделает это с помощью проверочных программ. Если выявляются ошибки, клиент - страхователь может сразу их исправить на специально выделенном для этого отдельном компьютере, чтобы  на приеме  сдать правильный расчет. Если же клиент сам оперативно исправить ошибки не может, ему не придется тратить время в очереди напрасно, так как некорректно оформленные расчеты не принимаются. Страхователь исправит ошибки в своем офисе, и следующий его визит с отчетом закончится успешно.

Голосовое сообщение и цифровая информация на электронном табло приглашает посетителя с определенным номером очереди пройти на прием в кабинку с конкретным номером.

 Сколько страхователей успевают сдать отчетность за день?

Т.Костюк. В период отчетной кампании в клиентской службе прием работодателей одновременно ведет 31 специалист. Руководитель клиентской службы с помощью специальной программы контролирует и координирует загруженность каждого специалиста.  Программа отслеживает статистику количества принятых работодателей каждым специалистом, а также ведет учет времени,  затраченного на каждого посетителя. Данные статистики показывают, что в день клиентская служба Управления ПФР в г. Хабаровске и Хабаровском районе принимает более 700 работодателей.

Вы сказали, что посетители сами могут оперативно исправить ошибки, а что ещё предусмотрено для самообслуживания?

Т.Костюк. С этой целью в клиентской службе Управления ПФР в г. Хабаровске и Хабаровском районе размещен информационный терминал. С его помощью страхователь может оперативно получить  доступ к нормативной базе и самостоятельно работать с документами. Через информационный терминал можно скачать программы для страхователей, бланки отчетности, нормативные документы, а также  получить ответы на часто задаваемые вопросы.

Получается, что проблем и трудностей нет?

Т. Костюк. Все гладко никогда не бывает, тем более, если внедряется что-то впервые. Трудности есть, но они не носят системный или непреодолимый характер. Например, некоторые работодатели игнорируют график сдачи отчетности, приходят не в свой определенный день. А это сбивает общий ход процесса. Регистрируются-то они  в общем потоке с теми, кто пришел на прием строго по графику, поэтому иногда ожидание приема затягивается.

Есть ли  выход из подобных ситуаций?

Т.Костюк. Конечно. Если мы видим, что посетителей больше, чем запланировано по графику, привлекаем к приему со страхователями дополнительных специалистов, но это не совсем хорошо, так как на это время люди отрываются от своей основной работы, связанной с не менее сложным процессом, который имеет свойство накапливаться. Поэтому настоятельно советую всем страхователям ещё раз познакомиться с днем своей сдачи отчетности, и не создавая трудности ни себе, ни другим, приходить именно в свой день. Ещё лучше вообще к нам не ходить.

Как это?! Вы же открыли клиентскую службу специально для приема работодателей?

Т. Костюк. Правильно. Открыли и принимаем всех. Парадокс заключается в том, что в эпоху инноваций сдача отчетности на бумаге уходит в прошлое. На смену старым стандартам идет эпоха информационных технологий. Я имею в виду бесконтактный способ передачи информации. Для организаций, использующих электронный документооборот (таких в крае более 6,5 тысяч) являться в клиентские службы не нужно. Отчетность в ПФР они направляют бесконтактным способом из своего офиса по телекоммуникационным каналам связи с электронно-цифровой подписью. Мы сторонники современных методов работы. Преимущества электронного документооборота очевидны. Это и оперативность передачи информации: прием, обработка отчетности осуществляется в течение нескольких минут. В случае необходимости страхователь может сразу получить отчет с протоколом ошибок, оперативно их исправить и вновь направить отчет. И не надо тратить время на ожидание своей очереди. К тому же - экономия трудовых и материальных ресурсов с сохранением конфиденциальности информации, т.к. информация, переданная по телекоммуникационным каналам связи, имеет криптографическую защиту.

Татьяна Ивановна, почему для органов ПФР так важно, чтобы отчетность была сдана в определенные сроки? Что за этим кроется?

Т. Костюк. За несвоевременной сдачей отчетности кроется – нарушение пенсионных прав граждан. А мы этого не можем допустить. Органы ПФР края добиваются от работодателей исполнения их социальных обязательств, чтобы граждане, выходя на заслуженный отдых, могли оформить пенсию с учетом максимальной суммы страховых взносов, которые должны были поступить за годы всей их трудовой деятельности в полном объеме.

Поскольку в этом году 31 июля – выходной день, последний день сдачи отчетности за I полугодие наступит 2 августа. Те, кто не уложится в этот срок, нанесут убытки своему бизнесу, а значит себе и всем своим работникам, так как к нарушителям будут применены финансовые санкции. За нарушение срока сдачи индивидуальных сведений, причем количество просроченных дней роли не играет, взимается штраф в размере 10% от начисленных взносов.

 За несвоевременную сдачу расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование размер штрафа колеблется от 5% и выше в зависимости от того, на сколько месяцев позже сдали отчетность.

Так за 2009 год более 500 работодателей не представили своевременно индивидуальные сведения на своих работников, чем нарушили не только закон, но прежде всего пенсионные права людей, обеспечивающих существование и развитие их бизнеса: заводов, предприятий, организаций нашего края.

За предоставление индивидуальных сведений за 2009 год с нарушением установленных законодательством сроков в результате применения финансовых санкций работодателям было предъявлено почти 4 млн. руб. штрафов. Эта сумма могла пойти на развитие их бизнеса или на дополнительное денежное вознаграждение сотрудников.

В очередную отчетную кампанию у работодателей есть возможность не повторить ошибки прошлых лет и сдать отчетность в органы ПФР до 31 июля. Так что, добро пожаловать или выбирайте бесконтактный способ сдачи отчетности!