Близится отчетная кампания по пенсионным взносам и персонифицированному учету за девять месяцев 2011 года. Каковы особенности представления отчетности по персонифицированному учету? Что нужно учесть при подготовке форм документов? Как избежать типичных ошибок в отчетности?
Обо всем этом и многом другом самарским бухгалтерам рассказывает Марина Николаевна Скиданова, заместитель управляющего отделением Пенсионного фонда России по Самарской области.
– Марина Николаевна, в этом году порядок сдачи отчетности изменился. Теперь квартальные расчеты по взносам и персонифицированные сведения на работников страхователи представляют одновременно (п. 1 ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). На что следует обратить особое внимание при оформлении и сдаче отчетности?
– Необходимо учесть, что программа проверки отчетности в ПФР предусматривает анализ отчетных форм в совокупности. Цель единовременной сдачи отчетности – минимизация расхождений между данными отчетности по персонифицированному учету и отчетности по страховым взносам.
– Предположим, компания все-таки сдаст отчеты по отдельности. Ее за это накажут?
– Ответственности за это не предусмотрено. Но поступать так я организациям не рекомендую. Отчетность по персонифицированному учету, не подтвержденная данными расчета по страховым взносам, не может быть принята специалистами ПФР. Если отчетность по страховым взносам и персонифицированному учету поступит в ПФР в разное время и позднее, при сверке двух видов отчетности, в отчетах будут обнаружены расхождения, то оба отчета не будут считаться принятыми. Если страхователь не успеет повторно подать исправленный отчет в установленные законодательством сроки, то к нему будут применены финансовые санкции в соответствии со статьей 46 Федерального закона № 212-ФЗ и статьей 17 Федерального закона № 27-ФЗ.
– До какого срока бухгалтеры должны отчитаться перед фондом за девять месяцев 2011 года?
– Расчеты по страховым взносам и сведения по персонифицированному учету должны быть сданы не позднее 15-го числа второго месяца, следующего за расчетным периодом. То есть последний день сдачи отчетности за 9 месяцев – 15 ноября.
– Какие ошибки чаще допускают в отчетности самарские страхователи?
– Самой типичной ошибкой, которую допускают страхователи в отчетности по персонифицированному учету, является превышение уплаченных страховых взносов над начисленными по застрахованному лицу. Начисленные и уплаченные взносы по каждому работнику следует рассчитывать нарастающим итогом без учета категории застрахованного лица.
Обратите внимание, что слова «нарастающим итогом» в данном случае означают, что суммируются показатели за все отчетные периоды с начала 2010 года (по вновь принятым работникам – с даты приема на работу). И только если сумма уплаченных взносов будет меньше или равна начисленным, отчетность успешно пройдет проверку.
Уплаченные страховые взносы в отчетности за 9 месяцев 2011 года следует отражать в сведениях персонифицированного учета общей суммой. То есть если вы в 3 квартале 2011 года уплатили страховые взносы не только за текущий период, но и погасили задолженность за предыдущие периоды, сумма начисленных страховых взносов за последние три месяца отчетного периода в отчете по персонифицированному учету может быть меньше суммы уплаченных страховых взносов. Здесь о переплате не может быть и речи: вы просто заплатили то, что должны были заплатить.
Избежать очень многих ошибок можно, если использовать программы, которые предлагает ПФР для сдачи отчетности. Их можно скачать с официального сайта ПФР или получить в территориальных учреждениях ПФР. Но это не отменяет обязанности бухгалтера тщательно проверять все данные.
– Нужно ли, отчитываясь за девять месяцев, представлять вместе с РСВ-1 и индивидуальными сведениями еще и отчеты о заработке сотрудников? Вроде бы такие планы у ПФР были….
– Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов – страхователями в пользу физического лица (СЗВ-6-3) представляются страхователями один раз в год, в отчетный период за календарный год, начиная с 2010 года. Таким образом, впервые эти сведения страхователи будут представлять в 2012 году вместе с отчетом за 2011 год.
– Кто должен заполнять раздел 5 в РСВ-1? Все компании или только те, у кого была задолженность (либо переплата)?
– Данный раздел заполняют только те компании, у кого по страховым взносам (по состоянию на 31 декабря 2009 года) была либо задолженность, либо переплата.
– Какова особенность корректировки ранее представленных сведений персонифицированного учета за отчетные периоды с 2010 года?
– Если организация обнаружила, что кому-то из работников в предыдущих периодах необходимо уточнить базу для начисления страховых взносов, это должно найти отражение в отчетности, представляемой в ПФР.
Начиная с 2010 года, страхователи формируют корректирующие сведения по форме СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2, которые представляются вместе с исходными сведениями за отчетный период, в котором произведена корректировка данных в сопровождении одной общей АДВ-6-2. Если ошибка бухгалтера была обнаружена органом ПФР в результате выездной проверки, то корректирующие формы индивидуальных сведений представляются вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором органом ПФР вынесено решение по результатам рассмотрения материалов проверки. В этом случае форма АДВ-6-2 будет содержать в разделе о корректирующих индивидуальных сведениях, в частности, сумму доначисленных страховых взносов, равную сумме страховых взносов, указанную в строке 120 РСВ-1.
– Предположим, компания в течение года никакой деятельности не вела и сотрудникам ничего не платила. Она должна сдавать персонифицированные сведения?
– Нет, не должна. От такой компании требуется только нулевой отчет по РСВ-1. В случае, если кто-то из работников компании находился в отпусках по уходу за ребенком или отпуске по беременности и родам, то на таких работников необходимо будет представить сведения без начислений с кодами «Декрет», «Дети».
– Как правильно организовать передачу отчетности по ТКС?
– Создайте файлы с отчетностью. Сразу же протестируйте их проверочными программами ПФР и при необходимости исправьте ошибки. Проверьте файлы антивирусной программой. Заверьте ЭЦП отдельно файл с РСВ-1 и отдельно – каждый файл со сведениями персонифицированного учета.
Все файлы необходимо отправлять в Управление ПФР по месту регистрации в одной транспортной посылке. Далее ежедневно просматривайте входящую корреспонденцию. В течение 2 рабочих дней вы должны получить электронную квитанцию о доставке отчетности из ПФР. Если же в этот срок вы ее не получите, рекомендуем обратиться в Управление ПФР по месту регистрации или к специалисту технической поддержки вашего спецоператора связи. В течение 4 рабочих дней со дня отправки отчетности ждите от ПФР протокол контроля. Если протокол содержит сообщение об ошибках в отчетности, вам необходимо их как можно скорее исправить и еще раз переслать отчетность в ПФР. Днем сдачи отчетности по персонифицированному учету считается день доставки в ПФР.
– С 2011 года компании, которые подают сведения на 50 застрахованных лиц и более, с учетом тех, с кем заключены гражданско-правовые договоры, обязаны отчитываться в электронном виде с электронно-цифровой подписью. Что будет за невыполнение такого требования?
– Какой-либо ответственности за представление отчетов на бумаге не предусмотрено. Однако это не означает, что страхователям следует нарушать Федеральное законодательство, не выполняя его требования.
– Но сотрудники фонда уже сейчас настойчиво рекомендуют отчитываться в электронном виде даже компаниям с численностью меньше 50 человек.
– Да. Потому что это цивилизованный и перспективный путь развития взаимоотношений фонда со страхователями. Сейчас активно прорабатывается возможность сдачи отчетности через портал электронного правительства.
В наших ближайших планах – создание электронных кабинетов плательщиков, через которые можно будет узнать и о своей пенсии, и о своих отчислениях.
– Давайте напомним бухгалтерам перечень форм отчетности.
– Формы документов персонифицированного учета и Инструкция по их заполнению утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п.
За 9 месяцев 2011 г. страхователи должны будут представить отчетность по тем же формам, что и за предыдущие периоды
Сведения о взносах и страховом стаже по форме СЗВ-6-1 представляются отдельно на каждое застрахованное лицо в случае, если в отчетном периоде необходимо указать отпуск без сохранения заработной платы, получение пособия по временной нетрудоспособности или работу застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии:
Форма СЗВ-6-2 носит списочный характер. Она заполняется на всех остальных работников. В нее заносятся сведения обо всех работниках, которые в отчетном периоде имели страховой стаж без перерывов и каких-либо особенностей.
Обе формы объединяются и сопровождаются вспомогательными формами – АДВ-6-3 и АДВ-6-2. Первая сопровождает каждую пачку документов и является описью документов о начисленных и уплаченных страховых взносах. А вторая – свод всех сведений, которые страхователь передает в ПФР.
– Кстати, сколько документов должна содержать одна пачка?
– Не более 200 документов. Ранее это ограничение было отменено, но затем вернулось: практика показала, что при большем количестве затягиваются сроки обработки.
– И еще несколько вопросов. Скажите, какие сведения должна сдать компания, которой в результате проверки были доначислены страховые взносы?
– В этом случае в отношении работников, на чьи доходы доначислены взносы, нужно подать корректирующие формы СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за тот период, в котором компания начислила своим сотрудникам доход.
Корректирующие формы представляются вместе с данными персонифицированного учета за тот период, в котором было вынесено решение по проверке. Сведения о корректировке нужно отразить также в форме АДВ-6-2 (раздел «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях»). Это касается, в частности, суммы доначисленных страховых взносов. Сумма должна быть равна сумме доначисленных страховых взносов, указанной в строке 120 формы РСВ-1.
– Как быть, если меняется база по страховым взносам? Скажем, в текущем периоде компания удерживает с работников излишне начисленные в предыдущем периоде выплаты.
– В этом случае сведения персонифицированного учета также необходимо откорректировать. Уточненные формы СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 тоже представляются вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за тот отчетный период, в котором корректируются данные о выплатах работникам (письмо ПФР от
23 мая 2011 № 08-25/5577).
– При перечислении страховых взносов в Пенсионный фонд РФ организация неверно указала код ОКАТО в платежном поручении. Грозят ли ей штрафные санкции?
– Нет, не грозят, деньги все равно поступят в бюджет Пенсионного фонда. Другое дело, что такая ошибка может затруднить определение вида и принадлежности платежа и повлечь за собой несвоевременный их учет на лицевом счете организации. Поэтому такой платеж лучше уточнить (ч. 8 ст. 18 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).
– А как это можно сделать?
– Нужно подать соответствующее заявление. Его форма приведена в письме Пенсионного фонда РФ от 6 апреля 2011 г. № ТМ-30-25/3445. В заявлении можно уточнить содержание следующих полей платежного поручения: ИНН плательщика (поле 60); КПП плательщика (поле 102); статус плательщика страховых взносов (поле 101); КБК (поле 104); основание платежа (поле 106); отчетный (расчетный) период (поле 107); тип платежа (поле 107).
– Рассмотрим такую ситуацию. Компания открыла новый расчетный счет и забыла сообщить об этом в Пенсионный фонд. Чем это грозит?
– Штрафом. Согласно статье 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, об открытии (закрытии) счетов в банке плательщики страховых взносов обязаны письменно сообщать в Пенсионный фонд. Сделать это нужно в течение семи дней со дня открытия (закрытия) счета.
За нарушение срока представления соответствующих сведений предусмотрен штраф для руководителя компании – в размере от 1 000 до 2 000 руб. (ч. 1 ст. 15.33 КоАП РФ). Правда, решение о взыскании этого штрафа принимает только суд (ст. 23.1 КоАП РФ).
– И последний вопрос. По каким критериям ПФР отбирает кандидатов на проверку?
– В данном случае мы руководствуемся Методическими рекомендациями по организации выездных проверок страхователей, утвержденными распоряжением Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. № 34р.
В группе риска находятся компании, несвоевременно сдающие отчетность, отражающие в расчетах не облагаемые страховыми взносами выплаты или корректирующие свою отчетность.
– Благодарю Вас за встречу и подробные разъяснения.
Беседовала Алла Стефанская,
редактор портала «Самарский бухгалтер»