После подписания Соглашения между руководством предприятия и Управлением ПФР в городе Томск «Об организации электронного информационного взаимодействия по представлению документов, необходимых для назначения пенсии», между организациями устанавливается электронный документооборот.
Такое взаимодействие проходит как в рамках заблаговременной работы перед назначением пенсии, так и в рамках назначения и перерасчета размера пенсии. Электронное взаимодействие позволяет рассмотреть документы в кратчайшие сроки с минимальными трудозатратами для будущего пенсионера.
За год до наступления пенсионного возраста своего сотрудника работодатель предоставляет в ПФР документы будущего пенсионера в электронном виде по защищенным каналам связи, заверенные электронной подписью. После этого, специалисты Пенсионного фонда проводят оценку пенсионных прав гражданина и, в случае необходимости, оказывают содействие в запросе недостающих сведений о стаже и заработной плате, в том числе и в другие регионы России, и в страны СНГ.
В ходе заблаговременной работы все документы запрашиваются и проверяются еще до наступления пенсионного возраста гражданина. Ему остаётся лишь за месяц до наступления пенсионного возраста подать электронное заявление о назначении пенсии, не выходя из дома, с помощью «Личного кабинета гражданина» на сайте Пенсионного фонда, личного кабинета на Портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) или на рабочем месте через отдел кадров.
Таким образом, электронное взаимодействие работодателей и Пенсионного фонда избавляет граждан от необходимости самостоятельно собирать документы и посещать территориальные органы Пенсионного фонда России.
На данный момент в г. Томске заключены соглашения с большинством крупных организаций всех форм собственности. Общее количество организаций, вовлеченных в электронный документооборот по назначению пенсий, превысило четыре тысячи (4526 организации). Соглашения заключены с большинством учреждений здравоохранения и образования, органами государственной и муниципальный власти, а также с другими организациями разных форм собственности, включая индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных работников.
В 2018г. в Управление ПФР в г. Томск от работодателей в электронном виде поступило 186 комплектов документов в рамках заблаговременной оценки перед назначением пенсии и 83 заявления о назначении пенсии.