Электронный документооборот в системе обязательного пенсионного страхования в области начат с внедрения электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), при наличии которой для сдачи отчетности в ПФР страхователю достаточно представить электронный вид документов, заверенный ЭЦП.
В 2010 году в Отделении развернут бесконтактный прием сведений от страхователей. При этом, 5272 страхователя (или 20%) представили сведения за 2009 год с электронной цифровой подписью по телекоммуникационным каналам связи.
Страхователи выбирают систему электронного документооборота (далее - ЭДО), осознавая, что современные информационные технологии позволяют развивать взаимоотношения с Пенсионным фондом РФ, уменьшая затраты трудовых и материальных ресурсов.
Кроме того, Отделением ПФР по Владимирской области утвержден Временный порядок по организации информационного взаимодействия в электронной форме между территориальными Управлениями ПФР по Владимирской области и страхователями при представлении документов через уполномоченных представителей (далее - Порядок),
Указанный порядок предназначен для организации взаимодействия между территориальными органами ПФР и страхователями при представлении последними в территориальный орган ПФР документов, необходимых для реализации законодательства Российской Федерации по обязательному пенсионному, дополнительному пенсионному и медицинскому страхованию через уполномоченных представителей в электронном виде.
Участниками информационного взаимодействия при представлении установленной отчетности являются: страхователи, уполномоченные представители и территориальные органы ПФР.
Уполномоченные представители – это организации или физические лица, подключенные к системе электронного документооборота ПФР (далее – СЭД ПФР), которые в рамках договора со страхователем (юридическим или физическим лицом), не подключенным к СЭД ПФР, берут на себя обязательство по переводу документов, в том числе бухгалтерской и (или) иной отчетности, в электронную форму и их передачу территориальным органам ПФР по телекоммуникационным каналам связи.
Уполномоченный представитель осуществляет свои полномочия на основании договора поручения и доверенности, выданной Страхователем в порядке, предусмотренном гражданским законодательством РФ.
Преимущества информационного взаимодействия в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи при представлении документов, в том числе, через уполномоченных представителей, очевиден:
- указанная технология позволяет оперативно осуществлять обмен информацией между территориальными Управлениями ПФР и страхователями без личного контакта;
- не требуется дублирования сдаваемых документов на бумажных носителях;
- отчетность формируется в стандартном формате с использованием средств выходного контроля, посредством которого проверяется правильность заполнения полей форм отчетности, что позволяет избежать ошибок. При этом осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы;
- подтверждение доставки отчетности (сведений) - после отправки информации в территориальное Управление ПФР, плательщику гарантировано подтверждение их получения, имеющее в спорных ситуациях юридическую силу;
- конфиденциальность (система представления документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи предполагает защиту информации, содержащейся в направленных документах, от просмотра и корректировки;
- повышение оперативности обработки информации, исключение технических ошибок;
- абонентом системы информационного взаимодействия в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи может стать любой хозяйствующий субъект – организация или предприниматель.
Для более подробного получения информации по организации информационного взаимодействия в электронной форме при представлении документов, в том числе, через уполномоченных представителей, плательщикам рекомендуется обратиться в территориальные управления ПФР по месту своего учета.
