- 1. Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Федеральный закон № 439-ФЗ) определен порядок формирования с 1 января 2020 года сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- 2. В соответствии со статьей 2 Федерального закона № 439-ФЗ страхователь до 30.06.2020 года обязан письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки, в том числе разъяснить сотрудникам право подать в течение 2020 года заявление о продолжении ведения трудовой книжки (ст.66 ТК, бумажная форма трудовой книжки) или заявление о представлении сведений о трудовой деятельности (ст.66.1 ТК, электронная форма трудовой книжки).
1.3. Федеральным законом от 16 декабря 2019 года №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» с 1 января 2020 года введена обязанность работодателей представлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников.
- Порядок представления сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД)
2.1. Начиная с 1 января 2020 работодатели (включая индивидуальных предпринимателей, имеющих наемных работников) на каждого работника, с которым были заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения, или подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (далее – кадровые мероприятия) представляют сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД) в территориальный орган ПФР по месту регистрации в качестве страхователя не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия.
2.2. Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», формат, а также порядок ее заполнения (далее-Порядок) утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019г. №730п. Форма СЗВ-ТД и Порядок размещены на сайте ПФР (http://www.pfrf.ru/etk).
2.3. Форма СЗВ-ТД формируется на основании приказов (распоряжений), иных решений или других документов кадрового учета страхователя и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.
2.4 Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями на зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе):
- - с которыми заключены или прекращены трудовые отношения (далее - кадровые мероприятия);
- - в отношении которых произведены другие кадровые изменения, в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, переименование страхователя, отмена ранее произведенных мероприятий и другие мероприятия согласно классификатора (далее - кадровые мероприятия);
- - в случае подачи ими заявлений о продолжении ведения трудовой книжки (бумажная форма) или заявлений о представлении сведений о трудовой деятельности (электронная форма).
2.5. Сведения по форме СЗВ-ТД на зарегистрированных лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, не представляются.
2.6. При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно со сведениями, указанными в п.2.1. представляет сведения о последнем кадровом мероприятии (последняя запись в трудовой книжке) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
В случае отсутствия у данного страхователя в течение 2020 года по зарегистрированному лицу кадровых мероприятий и заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, форма СЗВ-ТД на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года сведения с данными о последнем кадровом мероприятии (последняя запись в трудовой книжке) на 1 января 2020 года и о принятом заявлении (если будет подано заявление в январе 2021 года).
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее письменное заявление (в соответствие с п.6 ст.2 закона №439-ФЗ).
В случае, если работник не подал работодателю заявление, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ.
2.7. Работодатели представляют отчётность одним из нижеперечисленных способов:
- - в электронном виде заверенные усиленной электронной подписью (ЭП): по коммуникационным каналам связи (через операторов связи); через Кабинет страхователя (электронный сервис ПФР: http://www.pfrf.ru/);
- - в бумажном виде в территориальный орган ПФР;
2.8. Форма СЗВ-ТД в бумажном виде заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).
2.9. Форма СЗВ-ТД в форме электронного документа с ЭП представляется страхователем по форме СЗВ-ТД согласно приложению 1 к постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019г. №730п.
2.10.Рекомендовано к использованию для заполнения формы СЗВ-ТД имеющиеся в распоряжении страхователя бухгалтерские программы (1-С, БЭСТ, ПАРУС и т.д.). Бесплатное программное обеспечение по заполнению формы и программы проверки отчетности размещены на сайте ПФР (http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/programs_for_employers).
- Порядок заполнения разделов формы СЗВ-ТД
3.1. Общие требования при заполнении формы СЗВ-ТД:
- - форма СЗВ-ТД формируется без сопровождения Описи, отдельно на каждое зарегистрированное лицо;
- - «Сведения о страхователе», «Сведения о зарегистрированном лице», «Отчетный период», поля "Наименование должности руководителя", "Подпись", "Расшифровка подписи" (указывается Ф.И.О. полностью) формы СЗВ-ТД заполняются в обязательном порядке;
- - не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.
3.2. Особенности заполнения раздела «Сведения о страхователе»:
- - Регистрационный номер ПФР должен состоять из 12 цифр по следующему формату XXX-XXX-XXXXXX.
- - в поле "Работодатель (наименование)" указываются наименование организации в соответствии с учредительными документами;
- - в поле "ИНН", состоящем из 12 знакомест, показатель ИНН плательщика, имеющий десять знаков, записывается в первых десяти знакоместах, в двух последних ставится прочерк;
- - значение в показателе "КПП" должно состоять из 9 цифр либо отсутствовать. КПП по месту нахождения обособленного подразделения указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет в налоговом органе юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения на территории Российской Федерации.
3.3. Особенности заполнения раздела «Сведения о зарегистрированном лице»:
- - СНИЛС (Страховой номер) и поля «Фамилия, имя, отчество», «Дата рождения» заполняются в строгом соответствии с данными страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования или уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДИ-РЕГ) зарегистрированного лица;
3.4. Заполнение сведений о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности (далее-заявления):
- - поле «дата подачи» заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ тем страхователем, которому подано соответствующее заявление. Заполнение данного поля одновременно по двум заявлениям не допускается;
- - в случае корректировки ранее представленной и принятой ПФР формы СЗВ-ТД в части поля «дата подачи» заполняется новая форма СЗВ-ТД с указанием в соответствующей строке новой даты подачи заявления;
- - для отмены сведений о подаче заявления в строке "Подано заявление о …" указывается ранее указанная дата и в поле "Признак отмены" проставляется знак "X".
3.5. Заполнение сведений об отчетном периоде:
- - в поле «Отчетный период» указывается период (ММ), за который представляются сведения: «01» - за январь; « 02» - за февраль; … «12» - за декабрь;
- - в поле «Календарный год» указывается календарный год (ГГГГ), к которому относится месяц, за который представляются сведения по форме СЗВ-ТД (2020)
3.6. Заполнение сведений о трудовой деятельности:
- - указываются кадровые мероприятия на основании документов кадрового учета страхователя или переименование организации.
- - в графе 1 указывается порядковый номер кадрового мероприятия в рамках формы СЗВ-ТД;
- - в графе 2 указывается дата (ДД.ММ.ГГГГ) кадрового мероприятия: прием, перевод, увольнение, а также дата, с которой произошло изменения наименования организации;
- - в графе 3 указывается наименование кадрового мероприятия в соответствии с Классификатором вида мероприятий (указанного в п.2.5.3. Порядка): прием; перевод;…… увольнение и т.д. В случае переименования организации работодателю нужно будет предоставить сведения о трудовой деятельности на всех сотрудников, аналогично действующим правилам ведения трудовых книжек.
- - в графе 4 записи о наименовании трудовой функции заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя:
- в случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей;
- для государственных и муниципальных служащих также указывается код должности по соответствующему реестру должностей;
- установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное);
- если в соответствии с приговором суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься);
- в случае изменения наименования страхователя указывается, что «Старое наименование» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование страхователя»;
- при заполнении кадрового мероприятия «Увольнение» в графе 4 «Должность», «Структурное подразделение» не заполняется.
- - графа 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» заполняется с 01.01.2021.
- - в графе 6 указываются без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора и пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, являющиеся основанием для увольнения.
- - в графах 7,8,9 подраздела «Основание» указывается данные документа, подтверждающего оформление кадрового мероприятия или изменение наименование организации, его дата ( ДД.ММ.ГГГГ) и номер. Номер документа указывается без знака «№».
3.7 . С 1 января 2021 года:
- в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности Форма СЗВ-ТД представляется не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления;
- в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
- Порядок корректировки сведений о трудовой деятельности формы СЗВ-ТД
4.1. С целью корректировки (отмены) сведений о кадровых мероприятиях, учтенных на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица на основании отчетности, ранее представленной страхователем (положительный протокол), форма СЗВ-ТД заполняется в следующем порядке:
- в случае отмены записи в графах с 2 по 9 раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», страхователем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями (графы 2-9), которые требуется отменить, при этом в графе 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X»;
- если требуется скорректировать (исправить) сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу (графы с 2 по 9), необходимо в первой строке отменить ранее представленные сведения в соответствии с пп.4.1.1, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения (графы с 2 по 9).
- Ответственность страхователей за непредставление ими в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений
За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктом 2.1 статьи 6 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
По возникающим вопросам о порядке подачи и приема сведений о трудовой деятельности следует обращаться в территориальный орган ПФР по месту регистрации или на сайт ПФР– http://www.pfrf.ru/etk.
