Персонифицированный учет

В соответствии с Федеральным законом « Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ работодатель обязан предоставлять индивидуальные сведения о каждом работающем у него застрахованном лице в территориальный орган ПФР по месту регистрации.

В новом 2012 году, отчетность в ПФР необходимо представлять не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Последними датами сдачи отчетности являются 15 февраля, 15 мая, 15 августа и 15 ноября 2012 года.

За 2011 год работодателям необходимо подготовить и представить новую форму отчетности «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица» (далее – сведения о заработной плате). Указанные сведения представляются страхователями один раз в год в отчетный период – за календарный год.

Сведения о заработной плате застрахованных лиц представляются по формам, утвержденным постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п (в редакции от 24.03.2011 № 59п):

• «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица» (форма СЗВ-6-3);

• «Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица» (форма АДВ-6-4, далее - Опись).

Сведения по форме СЗВ-6-3 содержат данные о суммах выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, в том числе трудовых договоров и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, а также договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведений науки, литературы, искусства.

Сведения о заработной плате указываются с помесячной разбивкой в форме таблицы, состоящей из двух частей. В первую часть включается общая сумма выплат и вознаграждений в пользу работника, в том числе выплаты, на которые не начисляются страховые взносы: пособие по временной нетрудоспособности; выплаты компенсационного характера; материальная помощь в пределах 4000 рублей в год; стоимость форменной одежды и обмундирования и др. выплаты. Во второй части указываются суммы выплат, на которые начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд (статьи 7,8,9 Федерального закона от 24 июля 2009г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования») .

Сведения о заработной плате формируются отдельными пачками по следующим основаниям:

• кодам категории застрахованных лиц;

• типам индивидуальных сведений (исходные, корректирующие, отменяющие);

• типам договоров, заключенных с застрахованными лицами (трудовой, гражданско-правовой).

Формы СЗВ-6-3 сопровождаются описью сведений, передаваемых страхователем (форма АДВ-6-4), которая содержит данные по пачке.

Сведения заполняются страхователем на каждое застрахованное лицо, зарегистрированное в системе обязательного пенсионного страхования и работавшее у него в течение расчетного периода.

Сведения о заработной плате не представляются на физических лиц, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование: прокуроров, следователей, судей федеральных судов и мировых судей, военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава правоохранительных органов, федеральной противопожарной службы, федеральной фельдъегерской службы, таможенных органов, органов уголовно-исполнительной системы и органов по контролю за оборотом наркотических средств. Кроме того, сведения о заработной плате не представляются на иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих на территории Российской Федерации.

В соответствии с изменениями, внесенными в законодательство,  в отчетную кампанию за 4 квартал 2011 г. (за 2011 год) сведения о заработке страхователи представляют в Пенсионный фонд одновременно с отчетностью по страховым  взносам на обязательное пенсионное страхование и отчетностью по персонифицированному учету в одном пакете. Правила проверки документов размещены на сайте Пенсионного фонда РФ: www.pfrf.ru/for_employers/19014.html

Как и в 2011 году, работодатели, численность сотрудников которых по состоянию на 1 января 2012 года составит более 50 человек, должны представлять отчетность в электронном виде с электронно-цифровой подписью. Несоблюдение порядка представления расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в электронном виде влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей (п.2 статьи 46 212-ФЗ в ред. Федерального закона от 03.12.2011 N 379-ФЗ)

Прием отчетности от страхователей по каналам связи в рамках электронного документооборота осуществляется только при условии одновременного представления всего пакета документов.

В настоящее время в программах для страхователей по формированию отчетности в электронном виде, разработанных региональными Отделениями ПФР, реализована возможность подготовки форм СЗВ-6-3 и АДВ-6-4 и форматно-логический контроль сформированных файлов программой «Checkxml-Ufa».

Уважаемые застрахованные лица и страхователи!

Отдел организации персонифицированного учета  Отделения ПФР по Ивановской области доводит до Вашего сведения разъяснения по наиболее часто встречающимся  вопросам,  поступающим  на Интернет-сайт нашего Отделения.

1. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования

1.1. Получение страхового свидетельства

• Каждое застрахованное лицо должно быть зарегистрировано в системе обязательного пенсионного страхования.

• Регистрация застрахованного лица предусматривает открытие лицевого счета на застрахованное лицо с выдачей ему страхового свидетельства.

• Датой регистрации является дата открытия лицевого счета.

• Для  оформления страхового    свидетельства  застрахованному лицу необходимо заполнить «Анкету застрахованного лица» на основании  данных документа, удостоверяющего личность. 

• В соответствии с п.2 статьи 7 Федерального Закона « Об индивидуальном  (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору или заключившие договор гражданско-правового характера, на вознаграждения по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации (РФ) начисляются страховые взносы, получает страховое свидетельство через страхователя.

  Страхователь обязан в течение 2недель с даты заключения договора предоставить на это лицо  «Анкету застрахованного лица», заполненную на основании документа, удостоверяющего личность, и вместе с описью документов представить в территориальный орган  ПФР, для открытия лицевого счета и оформления страхового свидетельства.

  При этом правильность указанных в анкете застрахованного лица сведений заверяется подписью застрахованного лица и проверяется страхователем.

  Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить анкету застрахованного лица в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет ее.

• Изготовленное страховое свидетельство передается на руки страхователю, который в течение недели должен выдать его застрахованному лицу.

• Застрахованное лицо проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений и расписывается в его получении. В случае неверного указания в страховом свидетельстве Ф.И.О., даты рождения, места рождения или пола застрахованное лицо заполняет листок исправлений, в котором указывает правильные сведения.

• Застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, получает страховое свидетельство непосредственно в органе Пенсионного фонда РФ по месту своей регистрации в качестве страхователя.

• Лицо, не работающее по трудовому договору или не заключившее договор гражданско-правового характера, подает «Анкету застрахованного лица» в территориальный орган ПФР по месту жительства.

• В случае если застрахованное лицо уже было зарегистрировано в базе данных персонифицированного учета, но не имеет страховое свидетельство, ему необходимо заполнить заявление о выдаче дубликата с обязательным заполнением всех полей документа.

  При обращение в орган Пенсионного фонда необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.

  Согласно статьи 65 «Трудового кодекса РФ», страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, является одним из документов, предъявляемым работодателю при заключении трудового договора.

  Выданное страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования действует на всей территории Российской Федерации вне зависимости  от прописки и места проживания застрахованного лица.     

1.2. Утрата или непригодность для использования страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования

В случае утраты или непригодности для использования страхового свидетельства, зарегистрированному в системе обязательного пенсионного страхования  застрахованному лицу, органом  Пенсионного фонда РФ изготавливается дубликат.

В соответствии с п.5 ст.7 Федерального Закона « Об индивидуальном  (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ,  в случае утраты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования:

• - застрахованное лицо, работающее по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, обязано в течение месяца со дня утраты страхового свидетельства  обратиться к страхователю с заявлением о его восстановлении.

  В «Заявлении о выдаче дубликата страхового свидетельства»  страхователь заполняет реквизит номер индивидуального лицевого счета, если страхователь располагает данной информацией или им представлялись индивидуальные сведения на данное застрахованное лицо.

  Если страхователь не располагает данной информацией, представляет копию документа, удостоверяющего личность застрахованного лица.

  «Заявление» передается страхователем в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ для изготовления дубликата утерянного (утраченного) страхового свидетельства;

• - застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, обязано в течение месяца со дня утраты страхового свидетельства  обратиться в орган Пенсионного фонда РФ по месту своей регистрации в качестве страхователя с заявлением о его восстановлении;

• - застрахованное лицо, не работающее по трудовому договору или не заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, и не зарегистрированное в качестве страхователя, обязано в течение месяца со дня утраты страхового свидетельства  обратиться с заявлением о его восстановлении в орган Пенсионного фонда РФ по месту жительства.

Орган  Пенсионного фонда РФ по заявлению застрахованного лица об утрате страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования в течение месяца со дня обращения на основании открытого на него индивидуального лицевого счета выдает ему дубликат указанного страхового свидетельства через страхователя или лично.

При обращении в орган Пенсионного фонда необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.

1.3. Обмен   страхового    свидетельства    обязательного    пенсионного страхования.

В случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица, обнаружения неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве:

• - застрахованное лицо, работающее по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, вправе  обратиться с «Заявлением об обмене страхового свидетельства» к страхователю, который должен передать его в территориальный орган ПФР в 2-х недельный срок.

• застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, в месячной срок   лично представляют в территориальный орган ПФР «Заявление об обмене страхового свидетельства»;

• застрахованное лицо, не работающее по трудовому договору или не заключившее договор гражданско-правового характера, обращается в территориальный орган ПФР по месту жительства и заполняет «Заявление об обмене страхового свидетельства».

При обращении в территориальный орган ПФР по месту жительства или месту работы с целью заполнения «Заявления об обмене страхового свидетельства», при себе необходимо иметь  старое страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность и копию документа изменения данных в страховом свидетельстве (например: свидетельства о браке и т.д.).

При обмене страхового свидетельства  страховой номер остается прежним.

2. Извещение о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица в Пенсионном фонде РФ (далее – Извещение).

Согласно статье 16 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» органы Пенсионного фонда РФ обязаны:

• бесплатно направлять один раз в год застрахованным лицам  сведения, содержащиеся  в их индивидуальных лицевых счетах, а также не позднее       1 сентября каждого года направлять информацию (Извещение) о состоянии специальной части их индивидуальных лицевых счетов и о результатах инвестирования средств пенсионных накоплений;

• бесплатно предоставлять один раз в год любому застрахованному лицу по его обращению сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, в течение 10 со дня обращения застрахованного лица.

В результате проведения работы по рассылке данных Извещений приводим ответы на возникающие вопросы  и порядок действия застрахованных лиц в случаях:

2.1. Организация рассылки Извещений застрахованным лицам

Организацию и координацию работ по доставке и вручению застрахованным лицам заказных писем ПФР осуществляет Федеральное государственное унитарное предприятие «Почта России».

В соответствии с «Порядком приема, обработки и вручения заказных писем ПФР»  доставка заказных писем почтовыми отделениями должна осуществляется лично адресатам.

Согласно п. 4 данного Порядка заказные письма ПФР не разрешается опускать в почтовые абонентские ящики или выдавать другим лицам, в том числе родственникам и соседям.

Извещение присылается на неуточнённый адрес, или застрахованное лицо по данному адресу не проживает.

Адрес для информирования застрахованных лиц берется из последних индивидуальных сведений представленных страхователями в территориальное управление ПФР.

По факту указания неверного адреса в индивидуальных сведениях, представленных страхователем на застрахованное лицо, специалистами территориальных Управлений ПФР проводится документальная проверка у страхователя, сдавшего индивидуальные сведения.

По   факту получения извещений   и   для   проведения  документальной проверки в организации, представивших сведения на лиц, не проживающих по адресам, указанным в Извещении,  просим, не вскрывая конверты,  сдавать полученные Извещения на почту или в территориальное Управление Пенсионного фонда  по месту жительства с пометкой, что данные застрахованные лица не зарегистрированы по указанному адресу.    

Возможность получения Извещения по адресу фактического проживания.

Для получения Извещения о состоянии индивидуального лицевого счета по фактическому адресу, необходимо обратиться в территориальное управление ПФР по месту жительства или по месту работы и заполнить «Заявление об уточнении адреса» с указанием фактического адреса. При себе необходимо иметь страховое свидетельство и документ, удостоверяющий личность. Также необходимо сообщить адрес своего фактического проживания своему работодателю для отражения его в индивидуальных сведениях при сдаче отчетности в ПФР;

Неполучение Извещения застрахованным  лицом

Во исполнение статьи 16 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» Пенсионный фонда Российской Федерации ежегодно бесплатно направляет каждому зарегистрированному в системе обязательного пенсионного страхования застрахованному лицу Извещение о состоянии его лицевого счета.

Сроки направления данного Извещения определены Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах»:

• застрахованным лицам, за которых уплачиваются либо уплачивались страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии –  до 1 сентября.

• застрахованным лицам, за которых уплачиваются страховые взносы только на страховую часть трудовой пенсии – до 31 декабря.

В случае неполучения Извещения необходимо обратиться в  почтовое отделение или территориальное управление ПФР по месту жительства.

В случае если застрахованное лицо изменило адрес фактического проживания, то  для внесения изменения в адресную часть индивидуального лицевого счета, застрахованному лицу  необходимо обратиться в территориальное Управление ПФР по месту жительства или по месту работы и заполнить «Заявление об уточнении адреса». При себе необходимо иметь страховое свидетельство и документ, удостоверяющий личность. Об изменении адреса также необходимо сообщить страхователю для отражения обновленных адресных данных при сдаче отчетности в ПФР.

Каждое застрахованное лицо может узнать состояние своего индивидуального лицевого счета, обратившись в территориальный орган ПФР по месту жительства или по месту работы и заказать «Выписку о состоянии индивидуального лицевого счета», а также в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг и в структурных подразделениях Сбербанка и других кредитных учреждениях, с которыми ПФР заключил соглашение или работы сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете.

Расхождение данных в Извещении и страховом свидетельстве.

Для выяснения причины расхождения номера индивидуального лицевого счета, указанного в Извещении и в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования рекомендуем обратиться в территориальное управление ПФР по месту жительства.

При себе необходимо иметь страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, Извещение о состоянии индивидуального лицевого счета и документ, удостоверяющий личность.

3 . Выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, относятся к категории конфиденциальной информации.

При этом на основании статьи 14 Федерального закона от 01.04.1996  № 27-ФЗ застрахованное лицо имеет право получить бесплатно один раз в год в органах Пенсионного фонда Российской Федерации по месту жительства или работы сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете.

Выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица может быть направлена средствами почтовой связи на основании нотариально заверенного заявления застрахованного лица.

Для получения Выписки из индивидуального лицевого счета застрахованное лицо имеете право обратиться лично в территориальный орган ПФР по месту жительства (или работы) либо направить  средствами почтовой связи нотариально заверенное заявление.

В случае личного обращения в территориальное управление ПФР за получением Выписки из индивидуального лицевого счета при себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность и свидетельство обязательного пенсионного страхования.