Ежемесячная отчетность страхователей в органы ПФР вводится с 1 апреля 2016 года по форме СЗВ-М.
Новая отчетность представляется ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Первый отчет за апрель страхователи должны будут представить в ПФР не позднее 10 мая 2016 года. Новая форма отчетности, форматы данных, а также программы подготовки и проверки сведений размещены на сайте Пенсионного фонда РФ.
Форма сведений о застрахованных лицах состоит из четырех разделов.
В первом указываются реквизиты страхователя:
- регистрационный номер в ПФР;
- краткое наименование работодателя;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- код причины постановки на учет.
Во втором разделе страхователь указывает:
- отчетный период;
- календарный год.
В третьем разделе необходимо указать:
- тип формы: исходная, дополняющая или отменяющая.
Тип формы «исходная» указывается в том случае, если форма за отчетный период на застрахованных лиц подается впервые.
Дополняющая форма представляется в отношении тех застрахованных лиц, на которых в первом отчете по типу «исходная» содержались ошибки (код ошибки 30-40) или кого страхователь не указал в «исходной» форме за отчетный месяц. Форма предоставляется в тот же срок, что и «исходная» – не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным.
Форма по типу «отменяющая» предоставляется с целью отмены сведений по типу «исходная» или «дополняющая» на застрахованных лиц, на кого сведения не должны были предоставляться (например, в отчете за апрель 2016 года был ошибочно указан работник, уволенный с предприятия в марте 2016 года).
В четвертом разделе страхователю необходимо указать данные о своих работниках: фамилию, имя, отчество (в именительном падеже), страховой номер индивидуального лицевого счета, а также идентификационный номер налогоплательщика. Сведения предоставляются по каждому работнику, с которым в отчетном месяце заключен, продолжает действовать или прекращен трудовой договор или договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы. Таким образом, отчетность представляется на тех работников, которые проработали, точнее, имели трудовые отношения с работодателем в отчетном месяце хотя бы один день. Например, работник был весь месяц в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребенком, т.е. фактически не работал. Но трудовые отношения у работника с работодателем имеются, трудовой договор действующий, и на этого работника сведения должны быть представлены. На застрахованных лиц, признанных в установленном порядке безработными, сведения органами службы занятости населения не представляются.
Сведения не сопровождаются описью и формируются в одну пачку (файл).
Страхователям необходимо: при приеме на работу новых сотрудников обязательно сверять соответствие реквизитов страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования застрахованного лица с данными документа, удостоверяющего его личность. При отсутствии регистрации в системе обязательного пенсионного страхования в срочном порядке представить в управление ПФР анкету застрахованного лица.
Отделение ПФР рекомендует страхователям представлять сведения по телекоммуникационным каналам связи с электронной подписью, независимо от численности сотрудников. Электронный документооборот осуществляется в рамках действующей технологии сдачи отчетности. Форма СЗВ-М направляется в рамках формализованного документооборота. Наименование документооборота - «Сведения ПФР». Документ направляется в транзакции «сведения», имеет тип «пачкаИС» (недопустимо применение типа «сведенияПриложение»). В одной транзакции допустимо отправлять только один XML-файл, содержащий форму СЗВ-М.
За непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений к страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.
