С 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка. Переход на электронные трудовые предусмотрен федеральными законами № 436 и № 439 от 16.12.2019. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
ПФР будет вести учет сведений о трудовой деятельности граждан. Какую информацию с 2020 года должны передавать работодатели в ПФР? Что-то кардинально изменится для работодателей?
Начиная с 2020 года работодатели будут ежемесячно предоставлять нам сведения о работниках. Первые сведения за январь месяц мы получим до 15 февраля. А с 2021 года данные будут предоставляться более оперативно. Данные о приеме на работу и увольнении работодатель будет передавать нам на следующий рабочий день. Это нужно для того, чтобы у работника сразу были на руках эти сведения для его последующего трудоустройства. А вот остальные сведения работодатели будут предоставлять также ежемесячно.
А прежние записи в трудовой работодателям надо будет перенести в электронный формат?
Нет, база будет наполняться именно с 2020 года. То есть информацию за предыдущие периоды переводить в электронный формат не потребуется.
Понесут ли какие-то расходы работодатели?
Все процессы будут осуществляться в рамках стандартных процедур и на основе доработанных бухгалтерских программ, поэтому работодателю нужно будет просто освоить новую версию. Кроме того, электронные трудовые сократят работодателям издержки по приобретению, ведению и хранению бумажных книжек.
Какие сведения будут содержаться в электронной трудовой?
Практически все те же самые, что и в бумажной: информация о работнике; даты приема, увольнения, перевода на другую работу; место работы; вид мероприятия (прием, перевод, увольнение); должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение; основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа); причины прекращения трудового договора.
Будут ли в электронной трудовой книжке сведения о причине увольнения? Сможет ли следующий работодатель увидеть, по какой причине уволили сотрудника?
Да, будут вписаны номер приказа об увольнении и основание для увольнения.
Будут ли работодатели передавать сведения о наградах, почетных грамотах министерств и ведомств, благодарственных письмах, знаках отличия? Сегодня эти сведения вносятся в трудовую книжку.
Предоставление информации о наградах в составе сведений электронной трудовой книжки не предусмотрено. Это связано с тем, что и сейчас различные льготы, которые предоставляются в связи с наличием наград, назначаются не на основе сведений из трудовой книжки. Для этого нужно предоставить государственную награду и документы к ней в соответствующий орган — орган соцзащиты, Пенсионный фонд или другой.
Поэтому дополнять сведениями о награде трудовую книжку нет необходимости. Кроме того, это лишняя нагрузка на работодателей. Трудовая книжка — это инструмент для учета стажа, а награды — для получения льгот.
Если вдруг внесли неправильные сведения в электронную трудовую книжку, что тогда делать?
Если внесены неправильные сведения по вине работодателя, то на основании заявления работника работодатель обязан нам направить уточняющие сведения.
Чем для граждан удобнее электронная трудовая?
В первую очередь, это контроль. Каждый работник сможет проверять, правильно ли сделаны записи в трудовой, корректно ли указана должность и т.д. Сейчас бумажную трудовую человек практически не видит - она все время находится у работодателя. Даже копию трудовой бывает проблематично получить. С электронным вариантом все намного проще и удобнее. Понадобилась выписка из книжки - заказали ее в своем личном кабинете, распечатали.
Все ли обязаны будут перейти на электронные трудовые?
Нет, это каждый работник решает сам. До 30 июня 2020 года работодатели должны в письменной форме уведомить своих работников о возможности ведения электронной трудовой. И до 31 декабря 2020 года включительно каждый работник должен будет подать работодателю заявление о том, какой формат трудовой книжки он выбирает: бумажный или электронный. Если работник выберет электронную версию, то бумажная трудовая будет выдана ему на руки.
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
А есть те, для кого переход на электронные трудовые обязателен?
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Электронная трудовая книжка не может случайно потеряться?
Не может. Сведения о трудовой деятельности хранятся в системе Пенсионного фонда, которая соответствует всем требованиям по приему, хранению и обработке персональных данных. Для этого применяется самое современное оборудование, использование которого одобрено и рекомендовано регуляторами в области защиты информации. Гораздо чаще люди теряют бумажные трудовые книжки.
Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
Если человек потерял справку о трудовой деятельности или ему нужны эти сведения для предоставления по месту требования, то где он может их взять?
Сведения по установленной форме могут выдать работодатель, Пенсионный фонд, их можно получить в МФЦ. Также можно получить в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или портале Госуслуг. Указанные сведения можно распечатать или отправить по месту требования в электронном виде. При этом документ не надо заверять, поскольку он уже будет с электронной подписью.
Возможен ли какой-то сбой информационной системы или утечки данных?
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
