Ежемесячную форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» работодатели должны предоставлять в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Таким образом, отчётность за июнь 2018 года необходимо направить не позднее 16 июля 2018 года.
При этом некоторые страхователи сдают отчетность несвоевременно, либо предоставляют сведения не в полном объеме, за что получают штрафы. В первом полугодии 2018 года штрафные санкции вынесены 2108 страхователям. К административной ответственности привлечены 675 руководителей.
Данная отчетность позволяет выявлять уволившихся пенсионеров и назначать им пропущенные индексации пенсий. Право на ежегодную индексацию имеют только неработающие пенсионеры. Факт работы или ее отсутствия определяется специалистами ПФР по сведениям от работодателей. До официального увольнения работающие пенсионеры получают страховую пенсию и фиксированную выплату к ней без учета индексаций. Но как только пенсионер прекратил трудовую деятельность, ему будут пересчитаны все пропущенные индексации.
Отчетность представляется в упрощенном виде: страховой номер индивидуального лицевого счета работника (СНИЛС), его ФИО и ИНН. Это требование распространяется и на тех работников, с которыми заключены временные договоры гражданско-правового характера и за которых уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд.
За непредставление работодателями ежемесячных сведений в установленный срок, или представление недостоверных, не полных сведений налагается штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Взыскание производится органами ПФР в порядке, аналогичном порядку взыскания задолженности по страховым взносам, пеням и штрафам.