Состоялось очередное заседание Межведомственной рабочей группы по мониторингу ситуаций на рынке труда в городском округе Алушта, одним из главных вопросов на повестке дня стала организация и координация работы по переходу на электронные трудовые книжки. Начальник Управления ПФР в городе Алуште Елена Алехина рассказала участникам заседания о порядке перехода на электронные трудовые книжки.
Для перехода на электронные трудовые книжки работодателю необходимо:
Во-первых, до 30.06.2020 письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку.
Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным, но можно сделать какой-то общий документ, в котором предусмотреть проставление всеми работниками подписи об ознакомлении. И самое главное, нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланки и дать работникам их заполнить.
ВАЖНО! Взять заявление необходимо в любом случае: и если работник соглашается на электронную трудовую, и если он хочет сохранить бумажную.
Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, например, был в отпуске, болел (другие основания см. в п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ), он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.
Во-вторых, надо подготовиться сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.
В 2020 году отчитываться нужно будет только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявленийо выборе между электронной и бумажной книжками. Срок — до 15-го числа следующего месяца. То есть первый отчет уже за январь работодатели сдали до 17февраля, за февраль до 16 марта.
С 2021 года сдавать отчет придется чаще:
- не позднее следующего рабочего дня после приема нового сотрудника на работу или увольнения;
- либо не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем перевода работника на другую работу или получения от него заявления о выборе электронной или бумажной трудовой книжки.
Помимо отчетности для фонда предусмотрена и форма для выдачи работникам.
Запасаться новыми бланками не обязательно. Разработчики Программного Обеспечения все подготовили. Нужно было обновить свои программы, и формировать отчеты можно автоматически. Уже появились электронные трудовые книжки в 1С и у других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно будет воспользоваться бесплатной программой от ПФР.
В-третьих, возможно, работодателям придется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством.
