Если среднесписочная численность работников в организации превышает 25 человек, а также численность работников у вновь созданных организаций (в том числе при реорганизации) превышает этот предел, таким организациям законодательством Российской Федерации предписано сдавать отчетность в ПФР в электронном виде по защищенным каналам связи с электронной подписью.
Сегодня любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с электронной подписью, в том числе и по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
Отделением ПФР по Удмуртской Республике рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации. Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 98% плательщиков страховых взносов республики, осуществляющих финансово-хозяйственную деятельность, перешли на электронное взаимодействие с ПФР. При этом, если отчетность представлена в электронном виде с электронной подписью, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.
При представлении отчетности по ТКС необходимо:
- сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
- проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Работодателям», подразделе «Бесплатные программы, формы и протоколы». При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;
- проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета электронной подписью должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;
- отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР. При этом файл с отчетностью по страховым взносам и файлы с индивидуальными сведениями в отдельности заверяются электронной цифровой подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.
После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять. По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный электронной подписью территориального органа ПФР. После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭЦП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.
Преимущество бесконтактного взаимодействия с территориальными органами ПФР уже оценили работодатели Можгинского, Алнашского, Граховского, Дебессокого, Игринского, Кезского, Селтинского, Сюмсинского, Увинского и Шарканского районов республики, где уровень электронного документооборота на текущий момент времени, превысил 99,5%, - то есть практически все отчитывающиеся работодатели, выбрали именно бесконтактный способ представления отчетов в электронном виде.
